Zpracování osobních údajů

1. Kdo je správcem vašich osobních údajů?

Správcem osobních údajů je společnost:

Attestica s.r.o.
se sídlem: Cesmínová 96, Zdiby Brnky, 250 66
IČO: 28542053
DIČ: CZ28542053
zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 149085

Společnost vystupuje navenek také pod obchodním označením DATAMERO.

Kontaktní e-mail pro dotazy týkající se zpracování osobních údajů: info@datamero.cz.

Tyto zásady vysvětlují, jak zpracováváme osobní údaje návštěvníků webu, zájemců o službu AntChat, zákazníků, kontaktních osob zákazníků, uživatelů systému AntChat a dalších osob, se kterými přicházíme do kontaktu při poskytování našich služeb.

2. Jaké služby poskytujeme

DATAMERO poskytuje služby v oblasti umělé inteligence, zejména agentní systém AntChat, související AI agenty, školení, podporu, konzultace a další služby spojené s využíváním AI v organizacích, zejména v prostředí obcí, úřadů a veřejné správy.

Při poskytování těchto služeb můžeme zpracovávat osobní údaje buď jako správce, nebo jako zpracovatel.

Jako správce zpracováváme zejména údaje potřebné pro komunikaci, obchodní jednání, uzavření a plnění smlouvy, fakturaci, podporu, marketing a provoz webu.

Pokud v rámci systému AntChat zpracováváme osobní údaje vložené zákazníkem nebo jeho uživateli, vystupujeme zpravidla jako zpracovatel osobních údajů a zákazník vystupuje jako správce. V takovém případě se zpracování řídí také smlouvou o zpracování osobních údajů nebo jiným odpovídajícím ujednáním podle čl. 28 GDPR.

3. Jaké osobní údaje zpracováváme

Zpracováváme pouze osobní údaje, které potřebujeme pro poskytování našich služeb, komunikaci se zákazníky, plnění právních povinností a provoz webových stránek.

3.1 Kontaktní a identifikační údaje

• jméno a příjmení,
• pracovní pozice nebo role,
• název organizace,
• e-mailová adresa,
• telefonní číslo,
• fakturační údaje,
• IČO, DIČ, sídlo nebo adresa organizace.

3.2 Údaje související s obchodní komunikací

• obsah poptávky nebo zprávy z kontaktního formuláře,
• informace o zájmu o demo nebo službu,
• záznamy e-mailové komunikace,
• poznámky z obchodního jednání,
• informace potřebné pro přípravu nabídky.

3.3 Údaje související se smlouvou a fakturací

• identifikační a fakturační údaje zákazníka,
• informace o objednaných službách,
• platební údaje,
• údaje nutné pro účetnictví a daňovou evidenci.

3.4 Údaje uživatelů systému AntChat

Pokud je uživateli zřízen přístup do systému AntChat, můžeme zpracovávat zejména:

• jméno a příjmení uživatele,
• e-mailovou adresu,
• organizaci,
• uživatelskou roli,
• přístupová oprávnění,
• technické a provozní údaje související s používáním systému,
• údaje potřebné pro správu účtu a podporu.

3.5 Obsah vložený do systému AntChat

Uživatelé mohou do systému AntChat vkládat dotazy, texty, dokumenty, podklady nebo jiné informace. Tyto údaje mohou v některých případech obsahovat osobní údaje.

Za obsah, který do systému vloží zákazník nebo jeho uživatelé, odpovídá zákazník jako správce údajů. DATAMERO v takovém případě zpravidla vystupuje jako zpracovatel a zpracovává údaje pouze v rozsahu nezbytném pro poskytování služby.

Klientská data a vložené dokumenty nepoužíváme k trénování modelů, pokud není výslovně sjednáno jinak.

3.6 Technické údaje a cookies

Při návštěvě webových stránek můžeme zpracovávat také technické údaje, například:

• IP adresu,
• typ zařízení a prohlížeče,
• informace o návštěvě webu,
• cookies a obdobné technologie,
• analytické údaje o používání webu.

4. Proč osobní údaje zpracováváme a na základě jakého právního důvodu

Osobní údaje zpracováváme pouze tehdy, pokud k tomu máme právní důvod podle GDPR.

4.1 Komunikace se zájemci a vyřízení poptávky

Pokud nám napíšete přes kontaktní formulář, e-mailem nebo jiným způsobem, zpracováváme vaše údaje za účelem odpovědi na dotaz, domluvy dema, přípravy nabídky nebo další komunikace. Právním důvodem je jednání o smlouvě nebo náš oprávněný zájem na komunikaci se zájemci o naše služby.

4.2 Uzavření a plnění smlouvy

Pokud se stanete naším zákazníkem, zpracováváme údaje potřebné pro uzavření a plnění smlouvy, poskytování služby AntChat, školení, podpory, konzultací a souvisejících služeb. Právním důvodem je plnění smlouvy nebo provedení opatření před jejím uzavřením.

4.3 Fakturace, účetnictví a plnění zákonných povinností

Některé údaje musíme zpracovávat proto, abychom splnili zákonné povinnosti, zejména v oblasti účetnictví a daní. Právním důvodem je splnění právní povinnosti.

4.4 Provoz systému AntChat a správa uživatelských účtů

Údaje uživatelů zpracováváme za účelem zřízení a správy přístupů, nastavení rolí, poskytování podpory, zajištění bezpečnosti a provozu systému. Právním důvodem je plnění smlouvy, oprávněný zájem na bezpečném provozu služby nebo zpracování osobních údajů na základě pokynů zákazníka, pokud vystupujeme jako zpracovatel.

4.5 Zákaznická podpora a bezpečnost

Osobní údaje můžeme zpracovávat také za účelem řešení požadavků podpory, odstraňování chyb, prevence zneužití systému a ochrany našich práv. Právním důvodem je plnění smlouvy nebo oprávněný zájem na zajištění bezpečnosti a funkčnosti služby.

4.6 Marketingová komunikace

Pokud jste naším zákazníkem nebo jste nám poskytli kontakt v souvislosti se zájmem o naše služby, můžeme vám zasílat obchodní sdělení týkající se obdobných služeb DATAMERO. Z odběru se můžete kdykoli odhlásit prostřednictvím odkazu v e-mailu nebo zasláním zprávy na info@datamero.cz.

Pokud nejste naším zákazníkem, zasíláme newsletter pouze na základě vašeho souhlasu. Právním důvodem je oprávněný zájem nebo souhlas.

4.7 Cookies a analytika webu

Cookies používáme pro zajištění funkčnosti webu, měření návštěvnosti a případně pro marketingové účely, pokud s tím souhlasíte v cookie liště. Právním důvodem je oprávněný zájem u nezbytných cookies a souhlas u analytických nebo marketingových cookies, pokud je souhlas vyžadován.

5. Zpracování dat v systému AntChat

AntChat je navržený tak, aby úřady a organizace mohly využívat AI kontrolovaně a s jasnými pravidly.

Při poskytování služby klademe důraz zejména na zpracování dat v Evropské unii, kompatibilitu s GDPR, nepoužívání klientských dat k trénování modelů, řízené přístupy a uživatelské role, lidskou kontrolu výstupů vytvořených AI a přiměřená technická a organizační bezpečnostní opatření.

Pokud zákazník do systému AntChat vkládá dokumenty, texty, dotazy nebo jiné informace obsahující osobní údaje, odpovídá za to, že má pro takové zpracování odpovídající právní titul a že uživatelé dodržují interní pravidla organizace.

DATAMERO zpracovává taková data pouze za účelem poskytování služby AntChat, správy systému, technické podpory a dalších sjednaných služeb.

6. Komu osobní údaje předáváme

Osobní údaje neprodáváme třetím stranám.

Pro poskytování služeb však můžeme využívat důvěryhodné dodavatele a zpracovatele, kteří nám pomáhají zejména s:

• hostingem a provozem IT infrastruktury,
• provozem systému AntChat,
• správou uživatelských účtů a přístupů,
• e-mailovou komunikací,
• fakturací a účetnictvím,
• webovou analytikou,
• technickou podporou,
• bezpečností a správou systémů.

S dodavateli, kteří zpracovávají osobní údaje, uzavíráme odpovídající smlouvy a požadujeme, aby dodržovali pravidla ochrany osobních údajů.

V případě, že by při poskytování služby docházelo k předání osobních údajů mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor, zajistíme odpovídající právní mechanismy podle GDPR, například standardní smluvní doložky nebo jiné vhodné záruky.

7. Jak dlouho osobní údaje uchováváme

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro účel, pro který byly získány, nebo po dobu vyžadovanou právními předpisy.

• údaje z kontaktního formuláře a obchodní komunikace: po dobu jednání a následně přiměřenou dobu pro navazující komunikaci,
• údaje související se smlouvou: po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu potřebnou pro ochranu právních nároků,
• fakturační a účetní údaje: po dobu stanovenou právními předpisy, zpravidla 10 let,
• údaje uživatelů systému AntChat: po dobu trvání uživatelského účtu nebo smluvního vztahu,
• údaje zadané do systému AntChat: po dobu stanovenou smlouvou se zákazníkem nebo nastavením služby,
• marketingové kontakty: do odhlášení z odběru nebo odvolání souhlasu,
• cookies: podle nastavení cookie lišty a typu konkrétní cookies.

Po uplynutí příslušné doby údaje smažeme nebo anonymizujeme, pokud nám další uchování neukládá zákon nebo není nezbytné pro ochranu našich práv.

8. Jaká máte práva

Podle GDPR máte zejména tato práva:

Právo na přístup

Můžete nás požádat o informaci, zda o vás zpracováváme osobní údaje, a pokud ano, jaké údaje a za jakým účelem.

Právo na opravu

Pokud jsou vaše údaje nepřesné nebo neaktuální, můžete požádat o jejich opravu.

Právo na výmaz

V některých případech můžete požádat o výmaz osobních údajů. Výmaz však nemusí být možný, pokud máme zákonnou povinnost údaje uchovávat nebo je potřebujeme pro ochranu právních nároků.

Právo na omezení zpracování

Můžete požádat, abychom v určitých případech omezili zpracování vašich osobních údajů.

Právo vznést námitku

Pokud zpracováváme údaje na základě oprávněného zájmu, můžete proti takovému zpracování vznést námitku.

Právo na přenositelnost údajů

V případech stanovených GDPR máte právo získat osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.

Právo odvolat souhlas

Pokud údaje zpracováváme na základě vašeho souhlasu, můžete souhlas kdykoli odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování před jeho odvoláním.

Právo podat stížnost

Pokud se domníváte, že s vašimi osobními údaji nezacházíme správně, můžete se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů. Web: www.uoou.cz.

9. Jak můžete svá práva uplatnit

Svá práva můžete uplatnit e-mailem na adrese: info@datamero.cz.

Abychom mohli vaši žádost správně vyřídit, můžeme vás požádat o ověření totožnosti, pokud to bude nezbytné.

Na žádosti odpovídáme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce. Ve složitějších případech může být tato lhůta prodloužena v souladu s GDPR.

10. Cookies

Naše webové stránky používají cookies a obdobné technologie.

Používáme zejména:

• nezbytné cookies pro správné fungování webu,
• analytické cookies pro měření návštěvnosti,
• případně marketingové cookies, pokud je používáme a pokud s nimi souhlasíte.

Při první návštěvě webu můžete nastavit své preference v cookie liště. Nastavení cookies můžete později změnit ve svém prohlížeči nebo prostřednictvím cookie lišty, pokud je na webu dostupná.

11. Bezpečnost osobních údajů

Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před neoprávněným přístupem, ztrátou, zneužitím nebo poškozením.

Mezi tato opatření může patřit zejména:

• řízení přístupů a uživatelských rolí,
• zabezpečení účtů,
• omezení přístupu k údajům pouze na oprávněné osoby,
• používání důvěryhodných poskytovatelů infrastruktury,
• organizační pravidla pro práci s daty,
• smluvní zajištění zpracovatelů.

12. Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme v budoucnu aktualizovat, zejména pokud se změní právní předpisy, poskytované služby, používané technologie nebo způsob zpracování osobních údajů.

Aktuální verze bude vždy dostupná na našich webových stránkách.

Tyto zásady jsou platné a účinné ode dne uvedeného v jejich záhlaví.